大阪・北浜の就労継続支援A型リファインは「在宅ワーク」に特化したA型作業所です。
「メール送信業務スタッフ」のお仕事では、作業の進捗管理のため、Googleの表計算ツール「Googleスプレッドシート」を使用します。
今回は、就労継続支援A型リファインの在宅勤務で使用する「Googleスプレッドシート」の特徴と、基本的な使い方についてご紹介します。
就労A型リファインのお仕事に興味がある方は、ぜひチェックしてみてくださいね。
Googleスプレッドシートとは？
Googleスプレッドシートは、Google社が提供しているクラウド型の表計算ツールです。
Googleアカウントをお持ちの方であれば、誰でも無料で使用することができます。
入力したデータは自動的に保存・反映されるため、社内のメンバーで共同作業を行うときによく使われるツールです。
表計算ツールなので、一見すると、Microsoft（マイクロソフト）が提供しているExcel（エクセル）と似ていますが、Excelと違う点がいくつかあります。
GoogleスプレッドシートとExcelの主な違いとしては、
・Googleアカウントを取得すると利用無料
・他ユーザーとの同時編集が可能
・クラウド上に自動保存サービス
この3つがあります。
Googleアカウントを取得すると利用無料
Googleスプレッドシートは、Googleのアカウントを取得すれば、無料で利用できるメリットがあります。
Googleアカウントさえ用意できれば、すぐにお仕事をはじめられるため、初期費用や維持費も掛からずに使い続けられる便利なクラウド型サービスです。
一方の、MicrosoftのExcel（エクセル）の場合、ソフト使用のためのライセンス取得に費用が掛かります。
（※社用PCには、Word、Excel、PowerPointなどの基本ソフトは、会社負担でインストールされていますので、ご安心ください）。
大阪・北浜の就労継続支援A型リリーフ・リファインの在宅ワークで使用しますので、Googleアカウントをお持ちでない場合は、事前に作成しておくことをおすすめします。
Googleアカウントを作成する場合、「Google アカウント」と検索して、Google公式のアカウントページへ移動します。
トップページ右上の「アカウントを作成する」ボタンから新規アカウント登録ができます。
アカウント種別「個人で使用」→「氏名・生年月日・性別」→「Gmailアドレスの設定」を済ませると、Googleアカウントに登録できます。
他のユーザーとの同時編集が可能
Googleスプレッドシートの最も大きな利点は「他のユーザーとの共同編集に向いている」点です。
クラウド型のサービスのため、スプレッドシートに入力した内容は自動的に保存され、他のユーザーが閲覧・編集を行う際にも、編集した内容がすぐに反映されます。
大阪・北浜の就労継続支援Ａ型「リファイン」「リリーフ」では、お互いの作業の進捗状況が分かるように、ご利用者の方が共同でスプレッドシートに記入しています。
「メール送信業務スタッフ」の場合、営業先へのメールを「いつ、誰が、どこに送ったか」分かるようにスプレッドシートに記入していきます。
メールやSlackに添付して共有する手間を省くことができ、1つのシートを共同編集することで業務を円滑に進められます。
クラウド上の自動保存サービス
Googleスプレッドシートは、クラウド型のオンラインサービスであるため、シートに記入した内容は自動的に保存されています。
オフラインのローカル環境でエクセルの編集を行った場合、「上書き保存」を行わなければ、データは保存されません。
Googleスプレッドシートは、うっかり保存せずにウィンドウを閉じたとしても、データが消失することはありません。
オンラインに接続さえしていれば、「保存する」ボタンを押す手間もなく、データを紛失しにくいメリットがあります。
Googleスプレッドシートの実際の使い方を解説！
では、実際にGoogleスプレッドシートの基本操作について確認してみましょう。
Googleスプレッドシートの起動
「Googleスプレッドシート」はGoogleのオンラインサービスのため、Google Chrome（グーグルクローム）のブラウザでGoogleのトップページへ移動しましょう。
トップページ画面右上にある9個の点（Googleアプリ）」をクリックすると、Googleアプリのメニューが開きます。
メニューを下にスクロールするとGoogleスプレッドシートのアイコンがありますので、クリックすると「Googleスプレッドシート」が起動します。
Googleアカウントのログイン画面になりますので、使用するアカウントを選択し、Googleアカウント取得時に設定したパスワードを入力します。
無事にログインすると、このような画面が表示されます。
スプレッドシートの開き方
会社から共有されているシートがある場合は、画面から該当のシート名を選択すれば開くことができます。
シートを開くと、スプレッドシートの名称が表示されますので、正しいスプレッドシートを開いているか、確認しましょう。
Googleスプレッドシートでは、エクセルと同じく、画面下のシートをクリックすることで、それぞれのシートを選択できます。
スプレッドシートを開いて、シートが複数枚ある場合は、順番に内容をチェックしておきましょう。
Googleスプレッドシートの基本操作
ここからはGoogleスプレッドシートでの基本的な操作方法をご案内します。
スプレッドシートのセル内の入力
記入したいセルをクリックして選択すると文字や数字、数式記号などを入力することができます。
セルの中で改行したいときは、Windowsの場合、AltキーとEnterキーを同時に押すことで改行することができます。
入力する文字数が多く、列の幅に収まりきらないときは、「Alt＋Enter」で改行すると、見やすくなります。
オートフィルでコピーや連番を振る
同じ数字や文字をコピーしたいときは、オートフィルの機能が使えます。
オートフィルとは、選択したセル内に入力した数値をコピーして、他のセルへ自動的に貼りつけたり、「1,2,3,4,5,6……」と連番で入力する際に使われる機能です。
選択したセルの右下の青い丸をドラッグしながら移動させると、入力した数値や文字をそのままコピーして自動的に貼りつけることができます。
連番で入力したいときは、Ctrlキーを押しながら、セルの右下の青い丸をドラッグしてみましょう。
たとえば「1」を起点にした場合は、「2,3,4,5,6……」と連番を振っていくことができます。
列の幅を広げたいときは、一番上のアルファベットの「列」と「列」の間をクリックすると、左右にドラッグすることができ、幅を広げたり、縮めたりできます。
Googleスプレッドシートで作成したデータの扱い方
Googleスプレッドシートで作成したデータは、Excel形式でご自身のパソコンに保存することも可能です。
スプレッドシートをPCに保存
スプレッドシートの「ファイル」をクリックし、「ダウンロード」にカーソルを合わせると、保存する形式を選択することができます。
一般的なエクセル形式であれば、Microsoft Excel（拡張子は「.xlsx」）で保存します。
その他に、オープンドキュメントやPDFの形式でも出力が可能です。
Excel形式（.xlsx）で保存が完了すると、Googleスプレッドシートで作成したデータを、エクセルの画面で編集することができます。
スプレッドシートでExcelのデータを開く
反対に、GoogleスプレッドシートでExcelファイルのデータを表示したいときは、「ファイル」→「インポート」をクリック。
ExcelファイルをGoogleの「マイドライブ」上に保存している場合は、「マイドライブ」のタブから開くことができます。
新規にGoogleマイドライブへアップロードするときは「アップロード」をクリックします。
するとアップロード画面になりますので、「参照」をクリックしてPC内のフォルダからエクセルのデータを選択してアップロードしましょう。
もしくは、エクスプローラーを開いて、作成したExcelファイルを画面上にドラッグし、アップロードすることもできます。
インポートするファイルを開くと、「ファイル名」と「インポート場所」についての選択肢が現れます。
「スプレッドシートを新規作成する」では、Excelで作成したデータを1つの新規スプレッドシートとして出力します。
「新しいシートを挿入する」の場合、表示中のスプレッドシート内に、新たなシート（2枚目）としてデータが組み込まれます。
「スプレッドシートを置換する」方法は、現在のスプレッドシートを削除し、エクセルのデータ内容と入れ替えます。元のデータと入れ替えてよいか、十分に注意して行ってください。
「スプレッドシートを新規作成する」でインポートが完了すると、「完了しました。ファイルをインポートしました。」と表示されます。
「今すぐ開く」をクリックすると、該当のエクセルデータから出力したスプレッドシートのページを開くことができます。
GoogleスプレッドシートでExcelファイルをインポートする手順を覚えておくと、お使いのPCにExcelがインストールされていない場合でも、スプレッドシート経由でExcelファイルが開けるようになります。
就労A型リファインの在宅勤務のほかに、ご自身で在宅ワークを行う際にも役立つ方法ですので、ぜひ手順を確認しておくことをおすすめします。
スプレッドシートをメール送信で共有
Googleスプレッドシートで作成中のデータをメールで共有する必要があるときは、「ファイル」をクリックし、「メール」にカーソルを合わせましょう。
すると「このファイルをメールで送信」の項目が現れますので、クリックします。
送信先のアドレスを「To」に入力し、件名とメッセージを入力します。
「自分宛てにコピーを送信する」にチェックを入れておくと、送信内容がご自身で確認できるので、チェックを入れることをおすすめします。
メールの送信は、Gmailのアドレス経由で送られます。
ファイル形式は「PDF、Excel、OpenOfficeスプレッドシート」のいずれかを選択して送信します。
Googleスプレッドシートの内容をメール経由で伝える必要があるときに使ってみてくださいね。
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